"Три кита" или На чем держится успешное деловое мероприятие

Дилерские семинары и конференции, промо-акции и тест-драйвы, клиентские поездки - все эти мероприятия относятся к разряду деловых корпоративных событий и отличаются своей спецификой организации. Если праздничное мероприятие или тимбилдинг направлены на внутреннюю аудиторию, с целью продемонстрировать элементы корпоративной культуры, то деловое событие - ориентировано на внешние группы, где главенствующим становится имидж компании в целом.

Цели и задачи.

Подготовка делового мероприятия должна включать в себя четкую формулировку целей и задач проекта. При этом они должны способствовать достижению общих стратегических планов компании, а не идти с ними вразрез.  Например, участие в конференции, семинаре или выставке полезно не только с точки зрения продвижения своих услуг, но и определения общей ситуации на рынке в целом.

По возможности необходимо провести анализ ожиданий от мероприятия целевых групп, определить критерии успешной реализации  - желательно не только качественно, но и количественно. Перед проведением выставки, например, целесообразно обозначить приблизительное количество контактов, которые необходимо собрать.

Формулировка целей также помогает понять, насколько рентабельно проводить мероприятие именно в данный момент времени и какие ресурсы для этого потребуются. Анализ позволяет нам предложить наиболее эффективный формат и оптимальный бюджет мероприятия.

Ошибочно считать, что цели и задачи мероприятия обязательно должны быть узкоформатны и рассчитаны на одну целевую аудиторию. В последнее время становятся популярны проекты, которые объединяют в себе несколько форматов, а соответственно и задач.

Концепция и формат

После определения целей  проекта разрабатывается концепция мероприятия и его формат. Такая последовательность выявлена не случайно. При планировании, ко всему прочему, мы определяем целевую аудиторию, а в концепции уже продумываем, как с ней лучше взаимодействовать в рамках проекта. 

Базисом концепции должно стать более узкое определение основной мысли, которое нужно донести до потенциальных групп. К примеру, это может быть продвижение определенного товара или открытие сети аптек, дилерский слет по введению нового продукта, положительная информация об услугах компании, которая должна попасть в прессу и т.д. Отдельно стоит упомянуть брендинг мероприятия. Торговая марка должна  присутствовать везде и во всем. Участник ни на минуту не должен забывать, кто организовал мероприятие и четко привязывал товар, событие или услугу к данной компании

Соловьева Светлана, PR-менеджер компании Team Systems: "Формат делового мероприятия выбирается в зависимости от количества целевых групп, поставленных задач. Мы проводили мероприятия таких форматов как: дилерские конференции,  тест-драйвы, промо- и PR - акции с привлечением прессы и т.д. Отдельно стоит выделить зарубежные поездки с целью проведения бизнес - мероприятий (семинар, конференция) и отдыха - для ключевых клиентов или партнеров. В последнее время они становятся все более популярными, так как, без сомнения, являются хорошим способом выработки лояльности к компании и дают эффект "эксклюзивности". Несмотря на определение многих деловых мероприятий - как строгое, формальное событие, мы стараемся уходить от "штампов" и взываем к эмоциональной разрядке во время или после основного действия. Стоит учесть, что чем больше позитивной информации, связанной с основным мероприятием мы передаем участникам, тем выше восприятие этого события, а соответственно и компании,  целевой аудиторией. Носителями информации могут стать кто угодно - начиная от потребителей и заканчивая государственными органами. Очень важна индивидуальная работа с каждой целевой группой в отдельности, а сама идея шоу должна отвечать ожиданиям участников."

Разработку концепции, равно как и организацию самого мероприятия рекомендуется доверять профессионалам.  Обращаясь к подрядчику, удостоверьтесь, что агентство уже имеет опыт проведения подобных мероприятий. Если времени для подготовки проекта достаточно, попробуйте организовать тендер на организацию события среди нескольких компаний - подрядчиков. Работа различных, не связанных между собой, проектных групп позволяет увидеть будущее событие  с разных ракурсов и принять единственное, наиболее верное решение в выборе подрядчика.

Бюджет

Третий "кит", без которого мероприятие не может быть реализовано - это бюджет проекта. К сожалению, немногие компании осознают важность корпоративных событий и подчас стараются любыми способами урезать затраты. Убедить руководство в значимости адекватного бюджета, который при успешной организации возвратится сторицей - очень сложно, поскольку подобные проекты не приносят прямой прибыли. Проводя бизнес-событие, мы работаем на будущее, ориентируемся на укрепление лояльности к компании со стороны потребителей, партнеров, даже конкурентов. Качественно проведенное деловое мероприятие со знаком "event" -  дорогостоящая вещь, здесь опасно экономить,  ведь речь идет об имидже. Зачастую, целесообразнее не проводить мероприятие вообще, чем сделать его абсолютно низкобюджетным.  

Не забывайте анализировать, анализировать и еще раз анализировать. Если подобное мероприятие уже проводилось, спросите себя - принесли ли затраченные средства ожидаемый результат? Ведь можно посчитать, например, сколько вы потратили на конференцию и какое количество заказчиков, публикаций в СМИ, упоминаний в результате проекта приобрели. Если не проводили ничего подобного, попробуйте заранее разделить бюджет мероприятия на прямую рекламу в СМИ, и посмотреть какие бы результаты  принесла она.

Попробуйте заложить в бюджет отдельной статьей процент "запаса" или "резервный фонд". Это может быть как фиксированная резервная сумма, так и процентное выражение допустимой корректировки в сторону увеличения. Например, вы убедили руководство дать вам фонд в размере 5% от бюджета, который будет разрешено использовать при возникновении дефицита бюджета по одной или всем статьям. Это позволит вам быть готовыми к упущениям при планировании затрат. При этом избавит от необходимости "бить челом" и каяться, т.к. данные суммы, хотя и резервные, но все же плановые.

При первичном разговоре с менеджером агентства называйте хотя бы ориентировочную сумму вашего бюджета, чтобы организаторы имели представление об ограничениях. Помните о возможности скидок и бонусов со стороны подрядчика. Особенно, это касается тех исполнителей, с которыми вы сотрудничали еще при организации, например, Нового Года или Дня компании.  Если же, ваша компания первый раз прибегает к помощи агентств или вы решили сменить подрядчика - советуем заказывать все услуги в одном месте, тогда возникает повод поговорить о скидках.

Комментариев: 0   |   Перейти на страницу комментариев   |   Добавить комментарий

Источник: ПРАЗДНУЕМ.RU

Дата публикации: 02/07/2007
Просмотров страницы: 6139